Vantaan Energian uusitut toimitilat luovat uusia kohtaamisia

Uusituilla toimitiloilla voidaan parhaimmillaan parantaa työhyvinvointia ja työyhteisön dynamiikkaa. Lue millaisia muutoksia toimitilojen uusimisella oli Vantaan Energian tapauksessa.

Vantaan Koivuhaassa sijaitseva Vantaan Energian toimitila saneerattiin ja laajennettiin toimistokäyttöön vuosina 2016-2017. Vuodelta 1972 peräisin ollut vanhin osa purettiin kokonaan, ja 1989 valmistuneesta uudissiivestä pystyyn jätettiin vain runko. Tilalle rakennettiin uusi moderni toimistorakennus.

Me Firalla toimimme projektissa projektinjohdon roolissa ja suunnittelusta vastasi arkkitehtitoimisto Parviainen Arkkitehdit yhdessä Vantaan Energian kanssa. Projektinjohtourakka toteutettiin nopealla aikataululla; henkilöstö muutti kesäkuussa 2016 purku- ja rakennustöiden ajaksi väliaikaisiin toimistotiloihin ja takaisin uusittuihin toimistotiloihin he pääsivät muuttamaan jo heinäkuussa 2017.

Vaihtelevat työpisteet tuovat arkeen vaihtelevuutta

Uudet toimitilat toivat mukanaan uudet työskentelytavat. Vantaan Energialla siirryttiin omista tai muutaman hengen työhuoneista vaihtuvan työpisteen kulttuuriin. Tämä tarkoittaa sitä, että omia vakituisia työpisteitä ei ole, vaan työpäivän aluksi jokainen valitsee itselleen kulloinkin sopivan pisteen työskentelylle. Työpäivän päätteeksi työpiste siivotaan ja työkalut ja -tavarat viedään omiin lokeroihin. Poikkeuksen pelisääntöihin tekee vain muutama yksikkö, kuten palkanlaskenta ja tietotekninen tuki, jotka tarvitsevat päivittäin työssään tiettyä laitteistoa tai papereita.

Vantaan Energian turvallisuusvastaava ja uusien toimitilojen suunnitteluun osallistunut Tuomas Kautto kertoo, että uusiin toimitiloihin sopeutuminen vei oman aikansa. Muutos omista työhuoneista/-pisteistä työpisteettömään arkeen oli suuri ja aiheutti alkuun vastarintaa, mutta nyt uusiin työskentelytapoihin ja niiden tarjoamiin mahdollisuuksiin on jo ehditty tottua ja tykästyä.

Uudet työskentelytavat tarjoavatkin oivan mahdollisuuden vaihtaa työpistettä ja kokeilla uusia työskentelytapoja vaikka useamman kerran päivässä. Perustyöskentelytilojen lisäksi löytyy hiljaisia tiloja, jotka takaavat kunnon työrauhan. Henkilöille, joiden työnkuvaan sisältyy paljon puhelinkeskusteluja, rakennettiin puolestaan pulinapäädyksi nimetty tila. Erikokoisia neuvotteluhuoneitakin löytyy, vaikka niiden määrää remontin myötä vähennettiin, sillä uudet tilat mahdollistavat muutaman hengen palaverit ilman suljettua neukkariakin.

Yhteiset työskentelytilat vaativat myös yhteiset pelisäännöt. Erityylisillä työskentelytiloilla onkin omat ohjeistuksensa sille, miten niissä tulee työskennellä. Esimerkiksi hiljaisissa työskentelytiloissa työskennellään nimensä mukaisesti hiljaa ja annetaan näin myös muille samassa tilassa työskenteleville työrauha. Yhteisten pelisääntöjen noudattaminen on edellytyksenä sille, että uudet työskentelytavat toimivat käytännössä.

Uusissa toimitiloissa jokaiselta työpisteeltä löytyy sähköpöytä, joka mahdollistaa työskentelyn seisten. Sen lisäksi on neuvotteluhuoneita, joissa palavereja voidaan pitää sähköpöytien ansiosta seisten. Kauton mukaan sähköpöydät ovat kovassa käytössä ja niiden olemassaoloon ollaan tyytyväisiä.

Lisääntyneen vuorovaikutuksen voima

Kun työpistettä voidaan parhaimmillaan vaihtaa jopa useamman kerran päivässä, mahdollistaa se täysin uudenlaisen vuorovaikutuksen; yhteistyö, toisilta oppiminen sekä työnteon avoimuus nousevat uudella tavalla jalustalle. Kauton mukaan vuorovaikutus onkin lisääntynyt merkittävästi.

”Uusien tilojen ja työskentelytapojen johdosta tulee useasti keskustelua sellaisten ihmisten kanssa, joiden kanssa ei muuten työn puolesta tulisi välttämättä juteltua. Informaatio kulkee aivan eri tavalla kuin ennen.”

Epämuodollisempaa ja rennompaa keskustelukulttuuria edesauttavat myös viihtyisät ja tilavat oleskelutilat, jotka kokoavat yhteen Vantaan Energian poppoota niin arkena kahvitaukojen aikana kuin juhlallisuuksien tai infotilaisuuksienkin merkeissä.

Energiatehokkaat ratkaisut

Vaikka uusien toimitilojen myötä suurimpia muutoksia on tapahtunut työskentelytavoissa, keskityttiin saneerauksessa myös vahvasti energiatehokkaisiin ratkaisuihin. Suunnittelun ja toteutuksen ohjenuoraksi otettiin kansainvälisesti tunnettu LEED-ympäristösertifikaatti (Leadership in Energy and Environmental Design), ja sen avulla rakennushanke toteutettiin alusta loppuun asti kestävän kehityksen näkökulmasta.

Energiatehokkuus ja kestävä kehitys näkyy monissa ratkaisuissa, kuten materiaalivalinnoissa, LED-valaistuksen automatiikassa ja esimerkiksi WC-tilojen vettä säästävissä teknisissä ratkaisuissa. Sen lisäksi Vantaan Energian uusien toimitilojen julkisivuun on integroitu aurinkopaneeleita, jotka tuottavat sähköä toimitilan käyttöön. Kauton mukaan energiatehokkaat ratkaisut ovat nykypäivänä pikemminkin sääntö kuin poikkeus.

Projekti pysyi budjetissa ja aikataulussa

Vantaan Energian toimitilojen uudistusprojektissa pysyttiin hyvin budjetissa ja aikataulussa, ja sitä kautta päästiin toimivaan lopputulokseen, johon on oltu tyytyväisiä.

Projektissa mukana ollut Kautto toteaa, että käytön myötä ilmenee aina parannusehdotuksia, ja sitä varten tälläkin hetkellä on meneillään seuranta, jonka avulla selvitetään, miten tilaratkaisuja voitaisiin vielä hioa entistä toimivammiksi. Kaiken kaikkiaan Kautto on kuitenkin hyvin tyytyväinen lopputulokseen.

”Uusien tilojen parasta antia on toimivat materiaalit ja laitteistot sekä uusien työskentelytapojen mahdollistama yleinen siisteys.”

Uusien tilojen ja työskentelytapojen johdosta tulee useasti keskustelua sellaisten ihmisten kanssa, joiden kanssa ei muuten työn puolesta tulisi välttämättä juteltua. Informaatio kulkee aivan eri tavalla kuin ennen.

Tuomas Kautto, turvallisuusvastaava, Vantaan Energia Oy

Ota yhteyttä