Tiedolla johtaminen onnistuu laadukkaan datan avulla – hyvä johtaminen ei tapahdu itsestään

Tiedolla johtaminen on johtamisen tapa, jossa pää­töksenteko pyritään perustamaan liiketoiminnan prosesseista syntyvään dataan ja sen analysointiin. Englanninkielinen termi ”data-driven management” kuvaa merkitystä ehkä paremmin kuin termi ”tiedolla johtaminen”. ”Dataperusteinen johtaminen” kertoo selvemmin tavoitellusta johtamistavan muutokses­ta, sillä sanalla ”tieto” pystytään viittaamaan mihin tahansa mutuiluun ja päätöksentekoon perstuntu­malla. Käytetään tässä yhteydessä kuitenkin suo­menkielistä termiä tiedolla johtaminen.

Prosessijohtamisesta tiedolla johtamiseen

Firalla tiedolla johtaminen on luonnollista jatkumoa prosessijohtamisen kehittämiselle. Firan rakenta­misen liiketoiminta on jaettu prosesseihin, joista vastaavat nimetyt prosessinomistajat. Kunkin prosessin osalta prosessinomistajan vastuu omasta osakokonaisuudesta voidaan jakaa neljään näkökul­maan.

Tiedolla johtaminen kytkeytyy nimenomaan näkö­kulmaan ”3. Seuranta ja mittaaminen”. Mittaaminen on avainnäkökulma, koska se kertoo kolmen muun näkökulman onnistumisesta.

Prosessijohtamisesta on syytä puhua tiedolla johtamisen yhteydessä, sillä ilman ymmärrystä liiketoiminnasta ja sen toisteisuudesta (prosesseista) ei olisi relevanttia dataa, jota voisi kutsua tiedoksi. Projektiliiketoiminnassa tämä on haastavaa, sillä jokainen projekti sisältää uniikit piirteensä, ja toiminta tapahtuu hajautetusti työmailla. Tämän takia tuotteiden ja tekemisen vakiointi on tärkeää, jotta voitaisiin johtaa muidenkin kuin ylätason mittareiden, kuten talouslukujen avulla.

Firalla tiedolla johtamista tapahtuu organisaation eri tasoilla. Silloin syntyvän datan täytyy olla kunnossa. Järjestelmien käyttöä ei ole useinkaan tiukasti rajattu järjestelmätoimittajan puolesta, ja niitä voidaan käyttää usealla tavalla. Tämän takia tiedolla johtamisen alkutaipaleella kannattaa keskittyä paljon nimenomaan prosessien noudattamisen varmistamiseen. Esimerkiksi Firalla projektien aikataulun- ja laadunhallinnan sekä hankinnan prosessien noudattamista valvotaan mittaristojen avulla, joita kutsumme kypsyysmalleiksi.

Näiden mittaristojen avulla pyritään varmistamaan tasalaatuisuus liiketoimintojen sisällä ja projektien välillä sekä kehittämään yhteistä toimintatapaa. Tällöin myös syntyvään tietoon esimerkiksi laadusta, aikataulusta, hankinnoista tai kustannuksista pystytään eri tasoilla luottamaan ja projektien tilannetta seuraamaan ja toisaalta auttamaan mahdollisissa poikkeamatilanteissa.

Yhtenäisen tilannekuvan muodostaminen yksittäisiä järjestelmiä selailemalla on vaivalloista. Yhteisen tilannekuvan muodostamiseksi ja johtamisen helpottamiseksi järjestelmien tuottama tieto kootaan työmaiden käyttöön niin kutsutuiksi ”Insite”-näkymiksi. Näkymien avulla työmaan päivittäisjohtamisen tilannekuva on kaikilla yhteinen. Tieto tuotetaan arjessa johtamisen tukena olevilla järjestelmillä.

Tieto hankkeen kaikkien osapuolien käyttöön

Sama tieto voidaan jakaa yhteisesti sovituilta osin myös tilaajan ja muiden sovittujen hankkeen osapuo­lien käyttöön. Näin yhteinen tilannekuva ei ole vain työmaajohdolla, vaan koko hankeorganisaatiolla. Tämä vähentää turhan tiedon hakemista, raportoin­tia ja ristiriitoja. Huomattavaa kuitenkin on, että tietoa tulee osata lukea ja tulkita oikein. Kaikki tieto ei ole joka hetki reaaliaikaista tai johtamisessa saat­taa ilmetä poikkeamia. Tällaisiin tilanteisiin täytyy osata suhtautua oikein.

Raportoitavia aiheita ovat muun muassa:

• huoneissa olevat olosuhteet
• kierrätys
• aikataulu
• hankintojen eteneminen
• logistiikka
• kustannusseuranta
• tarkastukset
• turvallisuus
• työmaalla toimivat urakoitsijat.

Alla muutama esimerkki työmaalla ja asiakkaalla käytössä olevista näkymistä.

Hankekehitysvaiheen tiedolla johtamisen esi­merkkinä kustannustietomallintaminen

Valintojen tekeminen helpottuu, kun päätöksenteon tukena on asiaan olennaista dataa. Kiinteistö- ja rakennusala on suuren murroksen äärellä, kun tie­to korvaa kasvavissa määrin päätöksentekemisen mututuntuman sijaan.

Kustannustietomallin avulla tehokkaat ratkaisut ja tarkat määrät

Hyödynnämme kustannustietomallia jokaisessa toimitilahankkeemme hankekehityksessä ja myös tarjouksessa, vaikka asiakas ei sitä pyytäisikään. Näin tarjouksessa olevaan hintaan voi luottaa ja budjetissa pysymisen edellytykset täyttyvät.

Kun pääsemme mukaan projektiin jo ”haaveiluvai­heessa”, pystymme yhdessä kehittämään parhaan ja kustannustehokkaimman ratkaisun. Alkupään tark­ka suunnittelu maksaa itsensä takaisin, vaikka se veisikin aikaa. Avoimella kehittämisellä löydämme oikeanlaiset ratkaisut ja teemme oikeita valintoja sen suhteen, mihin kannattaa panostaa ja missä voi pihistää. Liian pitkälle suunnitellussa hankkeessa tämä on vaikeampaa.

Kustannustietomalli tehdään kustannukset edellä. Kustannustietomallin avulla laaditaan hankkeen kustannuslaskelma. Lisäksi se ohjaa hankkeen suunnittelua, teknisten ratkaisujen vertailua ja kehi­tystä sekä taloudellista toteutumaa.

Käytettävissä oleva budjetti on tärkeää avata heti alkuvaiheessa, jotta hankkeen suunnittelu lähtee oikeaan suuntaan. Eri sisällöllisiä vaihtoehtoja kannattaa vertailla niin taloudellisessa kuin toimin­nallisessa mielessä, jotta kannattavin ja toimivin vaihtoehto löytyy jatkokehityksen pohjalle. Vertailun pohjalle tarvitaan luotettavaa määrätietoa, jota saa­daan tietomalleista ja kustannuslaskentaohjelmisto RIB iTWO:n reseptiikasta. Skenaarioita pystytään tekemään tehokkaasti hyödyntämällä olemassa olevaa kustannustietoa kustannustietokannasta.

Tiedolla johdettua rakentamista – myös teidän hankkeeseenne

Ota yhteyttä