Tietosuojaseloste – Työnhakijarekisteri

Rekisterinpitäjä

Fira Oy
Osoite: c/o Fira Oy, Teknobulevardi 3-5, 001530 Vantaa
Y-tunnus: 3243001-3
Yhteyshenkilö: [Sylvia Hyry, sylvia.hyry@fira.fi]

Rekisterin nimi

Työnhakijarekisteri (”Rekisteri”).

Johdanto

Fira Oy ja sen tytäryritykset (”Fira” tai ”me”) keräävät henkilödataa työnhakijarekisteriin rekrytointitoimenpiteiden suorittamista varten.

Tässä tietosuojaselosteessa käsitellään niitä periaatteita, joiden mukaisesti säilytämme ja käsittelemme Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja keräämme, miten käsittelemme henkilötietoja sekä miten voit käyttää henkilötietoihisi liittyviä oikeuksiasi.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, mikäli tietojenkäsittelytapamme muuttuu tai päivittäminen on muuten tarpeen. Löydät ajantasaisen version kotisivuiltamme [www.fira.fi/tietosuoja/tyonhakijarekisteri]. Rekisterimme saattaa sisältää elementtejä, jotka tarjoaa kolmas osapuoli. Tämä tietosuojaseloste ei kata kolmansien osapuolien tietojen käsittelyä tai yksityisyyden suojaa koskevia periaatteita emmekä ole vastuussa kolmansien osapuolien suorittamasta tietojen käsittelystä. Varmista tällaisten tahojen tietosuojaperiaatteet heidän omista selosteistaan.

Käsittelyn tarkoitus

Käytämme henkilötietojasi täyttääksemme avoinna olevat työpaikat sopivilla hakijoilla. Tietokanta koostuu kohdistetuista rekrytoinneista sekä avoimista rekrytoinneista kertyvistä työnhakijatiedoista. Työnhakijat voivat omalla suostumuksellaan jättää työhakemuksensa rekrytointijärjestelmään.

 Käsittelyn peruste ja rajoittaminen:

• Fira käsittelee henkilötietoja siltä osin, kuin rekrytointitoimenpiteet sitä vaatii sekä toimiakseen lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
• Henkilötietoja käsittelee Firassa vain tehtävissään niitä tarvitsevat henkilöt ja pääsy tietoihin on rajattu käyttöoikeuksilla.

Tietojen säilyttämisaika

Järjestelmään rekisteröityneet työnantajan edustajat vastaavat hakemusten ja työnhakijoiden tietojenkäsittelystä ja hakemusten säilytyksestä avointen, kohdistettujen ja sijaisrekrytointien osalta, jotka työnhakijat ovat järjestelmään tallentaneet. Rekisterinpitäjänä toimivalle Fira Group Oy:lle työnhakijatietokannasta syntynyt manuaalinen aineisto hävitetään, kun se ei rekrytoinnin kannalta ole enää tarpeellista. Sähköisesti kertynyttä aineistoa säilytetään enintään kaksi vuotta, minkä jälkeen se hävitetään. Kaikkien hakemusten hävittäminen tapahtuu arkistolain mukaisin menetelmin ja siitä vastaa Fira Group Oy:n rekrytointipalveluiden edustajat.

Käsiteltävät tiedot ja niiden lähteet

Keräämme työnhakijarekisteriin tietoa hakijoilta itseltään heidän suostumuksellaan. Työnhakijarekisteriin tallentuvat työnhakijan tiedot riippuen siitä, mitä tietoja työnantaja hakulomakkeella kysyy ja mitä tietoja työnhakija itsestään tallentaa. Työnhakijan on mahdollista tallentaa avoimen tai kohdennetun hakulomakkeen kautta seuraavat tiedot itsestään: nimi, yhteystiedot sekä mahdollinen liitetiedosto (esim. ansioluettelo).

Evästeet

Käytämme lukuisia teknologioita, mukaan lukien evästeitä, kerätäksemme ja säilyttääksemme tietoa käyttäessäsi palveluamme ja internetsivujamme. Evästeet auttavat meitä laskemaan sivuillamme käyvien henkilöiden kokonaismäärän ja seuraamaan palvelumme ja internetsivujemme käyttöä. Tämä auttaa meitä parantamaan palveluamme. Käytämme myös evästeitä, jotka tekevät palvelumme ja internetsivujemme käytöstä sinulle helpompaa esimerkiksi muistamalla käyttäjätunnukset, salasanat tai (kieli)valinnat. Käytämme myös seuranta- ja analytiikkaevästeitä seurataksemme, miten käyttäjämme suhtautuvat tarjoamaamme palveluun.

Voit estää evästeiden käytön selaimessasi tai asettaa selaimesi varoittamaan, kun evästeitä yritetään asentaa. Huomioithan, että näin tehdessäsi jotkin palvelun toiminnallisuudet eivät välttämättä toimi oikein. Saadaksesi lisätietoja evästeistä ja niiden poistamisesta, käy osoitteessa www.allaboutcookies.org.

Järjestelmämme voivat käyttää analytiikkatyökaluja luodakseen raportteja järjestelmien käytöstä, jotta voimme parantaa järjestelmien käyttökokemusta.

Henkilötietojen siirto ja luovutus

Voimme siirtää tai luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme, mikäli se on tarpeellista tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. Tällaisia kumppaneitamme saattavat olla:

-Järjestelmätoimittajat

-Yhteistyökumppanit (esim. soveltuvuusarviointi-palveluja tuottavat yritykset)

Tällaisissa tilanteissa henkilötietoja käsitellään voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Voimme myös käyttää kolmansia palveluntarjoajia, kuten analytiikkapalvelujen tarjoajia suorittamaan tiettyjä henkilötietojen käsittelyä sisältäviä tehtäviä puolestamme.

Voimme myös siirtää tai luovuttaa henkilötietoja konserniyhtiöillemme ja liiketoimintamme jatkajalle muun muassa yritysjärjestelyiden, liiketoiminnan myynnin, sulautumisen, jakautumisen, konkurssin tai selvitystilan seurauksena.

Muutoin emme myy tai luovuta tietojasi ulkopuolisille. Emme myöskään siirrä tietoja ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli sovellettava laki sitä vaatii, henkilötietoja voidaan myös siirtää tai luovuttaa viranomaisille.

Sinun oikeutesi

Tarkastusoikeus

Fira tarjoaa sinulle oikeuden tarkastaa sinua koskevat käsittelemämme henkilötiedot. Voit ottaa meihin yhteyttä pyytäen meitä kertomaan käsittelemämme sinua koskevat henkilötiedot sekä käsittelyn perusteen. Mikäli edellisestä tietopyynnöstäsi on kulunut alle 12 kuukautta, voimme vaatia pyynnön mukaisten toimenpiteiden toteuttamisesta maksun.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on myös oikeus väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamiseen tai täydentämiseen ottamalla meihin yhteyttä.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Voit myös pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa esimerkiksi lainsäädännöllisten velvoitteidemme täyttämiseksi. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme.

Oikeus vastustaa

Voit myös pyytää rajoituksia henkilötietojesi käsittelyyn, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelumme suorittamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä jatkossa, vaikka käsittely perustuisi aikaisemmin antamaasi suostumukseen. Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme.

Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä

Voit pyytää meitä rajoittamaan tiettyjen henkilötietojesi käsittelyjä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit välittää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeuksiesi käyttäminen

Voit käyttää yllämainittuja oikeuksiasi lähettämällä viestin yllä olevilla yhteystiedoilla. Meidän tulee tunnistaa sinut, jotta pystymme vastaamaan pyyntöösi. Voimme pyytää lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi tarkistamiseen. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat perusteettomia. Mikäli koet henkilötietojesi käsittelymme olevan ristiriidassa voimassaolevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen paikalliselle tietosuojan valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka, taikka jossa väitetty henkilötietoasetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa kyseinen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot/nainkysytneuvoa.html

Tietoturva

Olemme suojanneet henkilörekisterimme asiattomalta pääsyltä erilaisin teknisin ja organisatorisin keinoin ja järjestelyin. Henkilötiedot on tallennettu palvelimille ja järjestelmiin, jotka ovat suojattu palomuurilla ja salasanoilla. Palvelimet on suojattu ulkopuolisilta. Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan salassapitoon sitoutuneet henkilöt, joilla on työtehtäviensä perusteella perusteltu syy käsitellä henkilötietoja. Painotamme kuitenkin, että mikään internetin kautta tarjottu palvelu ei ole täysin tietoturvallinen.

Rekisteriselosteen päivitys

Saatamme tehdä päivityksiä tähän rekisteriselosteeseen toimintamme tai tietosuojapolitiikkamme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen.

Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.